Geachte heer, mevrouw,

Fijn dat u de mogelijkheid neemt om onze privacyverklaring te lezen.

Privacyverklaring O3 Schoolpsychologie

O3 Schoolpsychologie vindt uw privacy belangrijk en doet er dan ook alles aan deze te waarborgen. Persoonlijke gegevens worden zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Hierbij houden wij ons aan de wet en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens. Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent er vanaf 25 mei 2018 dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). Meer informatie over deze nieuwe wet: Algemene informatie AVG.

Om ons werk goed te kunnen doen hebben we een privacyverklaring voor u opgesteld. Deze versie is van 10-11-2022. Wij behouden ons het recht voor de verklaring aan te passen aan de stand van de wetgeving.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Als u zorg van ons wil moet u zich bij ons aanmelden. Om de zorg te kunnen leveren registreren wij uw persoonsgegevens en de persoonsgegevens van uw kind. Zonder deze gegevens kunnen wij onze zorg niet leveren. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

– Voor- en achternaam

– BSN

– Geslacht

– Geboortedatum

– Geboorteplaats

– Adresgegevens

– Telefoonnummer

– E-mailadres

– Bankrekeningnummer

– Schoolgegevens

– Diagnose(s)

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

O3 Schoolpsychologie verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van uw kind:

– gegevens van personen jonger dan 16 jaar. We kunnen echter bij een aanmelding niet controleren of een bezoeker ouder is dan 16 jaar. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met op onze Functionaris Gegevensbescherming via [email protected], dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

O3 Schoolpsychologie verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doelen:

–        Uitvoeren van de gevraagde dienstverlening door ouders en/of scholen, waaronder diagnostiek en/of behandeling;

–        Voor verslaglegging van onderzoek;

–        Voor het opstellen van behandelingsplannen;

–        Het afhandelen van uw betaling bij opdrachtgevers;

–        Wachtlijsregistratie;

–        Het behandelen van klachten;

–        Het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken;

–        U te kunnen bellen of e-mailen indien wanneer dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;

–        O3 Schoolpsychologie verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor de uitvoering van de registraties in de Jeugdwet. Dit betreft bijvoorbeeld voor het CBS en de gemeenten.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

O3 Schoolpsychologie bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de persoonsgegevens: 20 jaar. Dit is de verplichte wettelijke termijn voor het bewaren van medische of medisch aanverwante gegevens.

Opvragen van gegevens bij derden

Om ons werk goed te kunnen doen hebben wij gegevens nodig van derden. Wij vragen u om de benodigde gegevens zoveel mogelijk zelf aan te leveren. Soms kan het voorkomen dat we ondanks de door u aangeleverde informatie nog vragen hebben, waarna we u om toestemming vragen om aanvullende gegevens op de vragen bij derden. Zonder uw toestemming zullen wij echter nooit aanvullende informatie opvragen bij derden.

Als u geen toestemming geeft voor het opvragen voor aanvullende gegevens bij derden kan dit consequenties hebben voor de uitvoering van onze werkzaamheden. U kunt daarbij denken aan onduidelijkheden in de rapportage van andere zorgaanbieders of de inhoudelijke uitvoering van handelingsplannen.

Delen van persoonsgegevens met derden

O3 Schoolpsychologie verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. O3 Schoolpsychologie blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Voor het delen van persoonsgegevens met bijvoorbeeld scholen of andere zorgaanbieders zullen we uw nadrukkelijke toestemming vragen. Indien u hier niet mee instemt of uw instemming intrekt zullen wij deze gegevens niet verstrekken.

Categorieën van derden

–        Scholen, wij informeren scholen op uw verzoek over het onderzoek en de behandeling

–        Andere zorgaanbieders informeren wij op uw verzoek over het onderzoek en de behandeling

–        Opdrachtgevers: De gemeenten zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de jeugdwet. Daartoe hebben zij gegevens nodig. Dit is een wettelijke eis voortkomend uit de jeugdwet. Wij informeren hen niet over de resultaten van onderzoek en de behandeling indien u geen nadrukkelijke toestemming geeft. Wel zijn we verplicht enkele persoonsgevens aan te leveren voor de financiële afhandeling van het traject.

–        Nederlandse Kwaliteitsinstituut Dyslexie (NKD). Wij informeren over de resultaten van het dyslexie onderzoek en de behandeling. Daartoe zijn wij verplicht. De gegevens die wij moeten delen kunt u vinden op https://www.nkd.nl/app/uploads/2018/01/Minimale-dataset-kengetallen-NKD-database-20180112.pdf.

–        Online diensten. Wij maken gebruik van online diensten die beveiligd zijn met wachtwoord en indien mogelijk two-factor identificatie. Indien u bijvoorbeeld ons een opdracht geeft welke u privé betaald versturen wij gegevens via een online dienst om u facturen te versturen en deze door de bank te laten verwerken.

Verstrekking van gegevens in een derde land

De online gegevens van bijvoorbeeld de emailservers, maar ook ons rapportage systeem voor uren registratie, e.d. voldoen aan de AVG. Wij geven, voor zover bij ons bekend, geen gegevens naar landen buiten de Europese Unie.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

O3 Schoolpsychologie gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken. Wij gebruiken ook geen buttons van sociale media zoals Facebook of Twitter.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen voor uw kinderen jonger dan 12 jaar. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door O3 Schoolpsychologie. Daarnaast heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar [email protected].

Wij geven u ook recht op correctie van gegevens. U krijgt daarom vooraf inzicht in de verslaglegging van het onderzoek en behandelplan. Hiertoe krijgt u één week de tijd. Pas na uw toestemming of na het verstrijken van deze termijn sturen we u de ondertekende versies. Ook na ondertekening blijft u recht houden op correctie van gegevens.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek.

U kunt deze rechten alleen uitoefenen als uw kind jonger is dan 12 jaar. Is uw kind tussen de 12 en 16 jaar dan kan dit samen met uw kind. Wanneer uw kind 16 jaar wordt heeft alleen uw kind deze rechten.

Indien O3 Schoolpsychologie en u er samen niet uitkomen wil O3 Schoolpsychologie u er op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

O3 Schoolpsychologie neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Software

Onze systemen worden dagelijks gescand op infecties. Bovendien is het systeem beveiligd met behulp van een firewall om infecties en hacking tegen te gaan. Ondanks onze zorg kan het voorkomen dat er een toch een zwakke plek is in ons systeem. Mocht u deze toch tegenkomen in onze systemen verzoeken wij dit zo snel mogelijk te melden via [email protected] zodat we maatregelen kunnen nemen.

Meldplicht datalekken

Een datalek betekent dat derden zonder toestemming toegang hebben gekregen tot uw gegevens. Dit kan dan gaan om verlies, vernietiging, wijzigen of vrijkomen van persoonsgegevens. Afhankelijk van de ernst zullen wij hiervan melding maken bij het meldloket datalekken van de autoriteit persoonsgegevens.

Geheimhouding

Met medewerkers (zowel intern als extern) worden geheimhoudingsverklaringen overeengekomen en informatiebeveiligingsafspraken gemaakt. Van subverwerkers wordt verwacht dat zij een geheimhoudingsverklaring hebben getekend conform hun eigen (vereiste) beveiligingsbeleid. Een subverwerker is bijvoorbeeld een externe medewerker die namens ons een traject uitvoert.

Privacy van sollicitanten

O3 Schoolpsychologie respecteert de privacy van haar sollicitanten. Indien u solliciteert bij ons stuurt u ons ook persoonlijke gegevens. Hier gaan we conform de AVG mee om. Wij gebruiken uw gegevens ter beoordeling van uw sollicitatie. Indien u er prijs op stelt bewaren wij uw gegevens voor eventuele toekomstige vacatures.

Contactgegevens:

O3 Schoolpsychologie

https://www.schoolpsychologie.nl/

Europaplein 2

2408 GX Alphen aan den Rijn

Tel: 06-28118646

Dhr. J. Clemens is de Functionaris Gegevensbescherming van O3 Schoolpsychologie. Hij is te bereiken via [email protected] of via 06-28118646.