Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op de psychologische en orthopedagogische diagnostiek, behandeling, begeleiding, advisering en overige zorg- en dienstverlening van O3 Schoolpsychologie B.V. Zij vormen samen met de individuele afspraken, het diagnostiek- en/of behandelplan en de toepasselijke wettelijke en contractuele kaders de basis voor de zorgrelatie.

Artikel 1 – Begrippen

AI: kunstmatige intelligentie, waaronder generatieve AI.

AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Behandelaar: een medewerker van O3 Schoolpsychologie die diagnostiek en/of behandeling bij de cliënt uitvoert.

Behandeling: psychologische of orthopedagogische behandeling en begeleiding die O3 Schoolpsychologie binnen haar deskundigheid en zorgaanbod uitvoert.

Calamiteit: een onverwachte of onbedoelde gebeurtenis met betrekking tot de kwaliteit van de diagnostiek en/of behandeling die tot een ernstig schadelijk gevolg of de dood van een Cliënt heeft geleid, zoals bedoeld in artikel 1.1 van de Jeugdwet;

Cliënt: de persoon op wie de diagnostiek, behandeling, begeleiding of andere zorg- of dienstverlening betrekking heeft. Waar de wet dit vereist, wordt hieronder mede diens ouder(s) met gezag, voogd of andere wettelijk vertegenwoordiger verstaan.

Derden: andere partijen dan de Cliënt of O3 Schoolpsychologie;

Diagnostiek: psychologisch en/of orthopedagogisch onderzoek, waaronder onderzoek naar leer-, ontwikkelings-, gedrags- en psychische problematiek en onderzoek naar cognitief functioneren.

Diensten: de door O3 Schoolpsychologie verrichte diagnostiek, behandeling, begeleiding, advies en overige overeengekomen werkzaamheden.

Documentatie: de door O3 Schoolpsychologie verstrekte adviezen, publicaties, leermaterialen, testuitslagen, instructies en andere documenten.

Dossier: het cliëntdossier waarin voor de zorg- of dienstverlening relevante gegevens worden vastgelegd.

Gezag: de persoon of personen met wettelijk gezag over een cliënt. Dit gezag kan door O3 Schoolpsychologie, zonder toestemming van gezaghouder, worden opgevraagd in het gezagsregister;

Medewerker: iedere persoon die namens O3 Schoolpsychologie werkzaamheden uitvoert, waaronder medewerkers in loondienst, directie, zzp’ers, stagiairs en ingeschakelde professionals.

O3: De handelsnaam van O3 Schoolpsychologie B.V.

O3 Schoolpsychologie: O3 Schoolpsychologie B.V., gevestigd aan Europaplein 2, 2408 GX Alphen aan den Rijn, KvK-nummer 75258153.

Overeenkomst: de overeenkomst tussen O3 Schoolpsychologie en de cliënt en/of diens vertegenwoordiger over de uitvoering van diensten, ongeacht of deze via de Jeugdwet, een andere financier of particulier worden bekostigd.

Privacyverklaring: de actuele privacyverklaring van O3 Schoolpsychologie zoals gepubliceerd op www.schoolpsychologie.nl.

Voorwaarden: deze algemene voorwaarden.

Wettelijk vertegenwoordiger: de persoon die op grond van de toepasselijke wet bevoegd is de cliënt te vertegenwoordigen of samen met de cliënt te beslissen, waarbij leeftijd, gezag, wilsbekwaamheid en het toepasselijke wettelijke kader bepalend zijn.

Website: www.schoolpsychologie.nl

Artikel 2 – Toepasselijkheid en beschikbaarstelling

2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op overeenkomsten en diensten van O3, voor zover dwingend recht, een gemeentelijke beschikking, een contractuele afspraak met een opdrachtgever of een individuele schriftelijke afspraak niet anders bepaalt.

2.2 Bij strijd tussen deze voorwaarden en een wettelijk voorschrift, beschikking of individuele schriftelijke afspraak gaat het hogere of specifiekere kader voor.

2.3 O3 stelt deze voorwaarden vóór of bij het aangaan van de overeenkomst beschikbaar via de website of op andere passende wijze, zodat de cliënt en/of wettelijk vertegenwoordiger deze kan lezen en bewaren. Op verzoek worden de voorwaarden kosteloos verstrekt.

2.4 Wijzigingen gelden in beginsel voor nieuwe overeenkomsten. Materiële wijzigingen voor een lopende overeenkomst worden alleen toegepast wanneer dit wettelijk is toegestaan en de cliënt en/of wettelijk vertegenwoordiger daarover tijdig is geïnformeerd; waar nodig wordt instemming gevraagd.

Artikel 3 – Totstandkoming, gezag en toestemming

3.1 De overeenkomst komt tot stand nadat O3 de aanmelding of opdracht heeft geaccepteerd en de vereiste instemming of toestemming voor de zorg- of dienstverlening is verkregen.

3.2 Bij minderjarige cliënten stelt O3 vast welk wettelijk kader van toepassing is, wat de leeftijd van de jeugdige is, wie het gezag heeft en van wie volgens de Jeugdwet, WGBO en/of andere toepasselijke wetgeving instemming of toestemming nodig is. Zij kan daarbij gebruikmaken van het gezagsregister

3.3 Wanneer toestemming van meer dan één persoon wettelijk vereist is, start diagnostiek of behandeling in beginsel pas nadat de noodzakelijke toestemming is verkregen, tenzij de wet een uitzondering toestaat.

Artikel 4 – Aanmelding en informatie

4.1 Aanmelding kan plaatsvinden via de website, een verwijzer, een opdrachtgever of een andere door O3 toegestane route.

4.2 De cliënt en/of wettelijk vertegenwoordiger verstrekt naar beste weten de informatie die redelijkerwijs noodzakelijk is voor veilige en passende diagnostiek, behandeling of begeleiding.

4.3 Onjuiste of onvolledige informatie kan gevolgen hebben voor de mogelijkheid om verantwoorde zorg te bieden. O3 bespreekt dit zo mogelijk eerst met de cliënt en/of wettelijk vertegenwoordiger.

4.4 O3 informeert voorafgaand aan en tijdens de dienstverlening over het zorgaanbod, de werkwijze, bereikbaarheid, eventuele wachttijden en kosten, privacy, klachtenregeling, wederzijdse verantwoordelijkheden en relevante uitsluitingscriteria.

Artikel 5 – Acceptatie, passendheid en verwijzing

5.1 O3 beoordeelt bij iedere aanmelding of de hulpvraag past binnen haar deskundigheid, scope, uitsluitingscriteria, contractafspraken, beschikbare toewijzing en capaciteit en of de zorg verantwoord kan worden geleverd.

5.2 O3 kan besluiten een traject niet te starten wanneer de hulpvraag buiten de scope of deskundigheid valt, onvoldoende informatie beschikbaar is voor verantwoorde zorg, noodzakelijke financiering of toewijzing ontbreekt, of andere zwaarwegende professionele of veiligheidsredenen bestaan.

5.3 Wanneer O3 de gevraagde zorg niet verantwoord kan bieden, bespreekt zij waar passend met de cliënt, wettelijk vertegenwoordiger en/of verwijzer welke andere hulp mogelijk beter aansluit.

5.4 Wanneer tijdens een lopend traject blijkt dat andere of meer gespecialiseerde zorg nodig is, bespreekt O3 dit met betrokkenen en werkt zij waar mogelijk mee aan passende vervolgzorg of overdracht.

Artikel 6 – Informatie, communicatie en bereikbaarheid

6.1 O3 verstrekt informatie in een begrijpelijke vorm die past bij de leeftijd, ontwikkeling en mogelijkheden van de cliënt en gaat na of er voldoende gelegenheid is geweest om vragen te stellen.

6.2 De cliënt en/of wettelijk vertegenwoordiger wordt gedurende het traject geïnformeerd over relevante wijzigingen in de diagnostiek, behandeling, betrokken behandelaren, planning of andere afspraken.

6.3 De cliënt geeft wijzigingen in relevante contact-, gezags- of zorginformatie zo spoedig mogelijk door.

6.4 Wanneer extra communicatieondersteuning nodig is, wordt in overleg bekeken welke passende oplossing beschikbaar is. Wie eventuele kosten draagt, hangt af van het toepasselijke wettelijke en contractuele kader.

6.5 Zorg of begeleiding kan, wanneer dit inhoudelijk verantwoord en passend is, geheel of gedeeltelijk op afstand plaatsvinden via door O3 goedgekeurde communicatiemiddelen. Wanneer zorg op afstand niet langer passend of verantwoord is, wordt een andere vorm besproken.

Artikel 7 – Diagnostiek-/behandelplan en evaluatie

7.1 Diagnostiek en behandeling vinden plaats op basis van afspraken die met de cliënt en/of wettelijk vertegenwoordiger worden gemaakt en in het dossier worden vastgelegd.

7.2 Bij behandeling worden de hulpvraag, behandeldoelen, voorgenomen aanpak en evaluatiemomenten vastgelegd in het behandelplan. De cliënt en/of wettelijk vertegenwoordiger wordt betrokken bij het opstellen en evalueren daarvan.

7.3 Bij diagnostiek worden de onderzoeksvraag, aard van het onderzoek en relevante afspraken vooraf besproken en vastgelegd.

7.4 Wanneer gedurende het traject aanleiding bestaat om doelen of aanpak wezenlijk te wijzigen, wordt dit met de cliënt en/of wettelijk vertegenwoordiger besproken en vastgelegd.

Artikel 8 – Behandelaar, regiebehandelaar en second opinion

8.1 O3 zet behandelaren en diagnostici in die beschikken over de voor hun werkzaamheden benodigde kennis, vaardigheden en bevoegdheden.

8.2 Waar dit op grond van professionele standaarden, contractafspraken of de interne werkwijze van O3 vereist is, is een regiebehandelaar betrokken. De cliënt en/of wettelijk vertegenwoordiger wordt geïnformeerd over wie de behandelaar en, indien van toepassing, de regiebehandelaar is.

8.3 De cliënt kan een voorkeur voor een behandelaar kenbaar maken. O3 houdt hiermee zoveel mogelijk rekening binnen de mogelijkheden van deskundigheid, beschikbaarheid en continuïteit.

8.4 Voor zorg waarop het recht op een second opinion van toepassing is, verleent O3 hieraan binnen redelijke grenzen medewerking. Voor andere dienstverlening bespreekt O3 een verzoek om een tweede beoordeling met de cliënt en/of wettelijk vertegenwoordiger. De wijze van aanvraag en eventuele vergoeding hangen af van het toepasselijke zorg- en financieringskader.

Artikel 9 – Kwaliteit en professionele standaarden

9.1 O3 verleent verantwoorde, doeltreffende, doelmatige en cliëntgerichte zorg.

9.2 De zorg wordt uitgevoerd overeenkomstig toepasselijke wet- en regelgeving, professionele standaarden en richtlijnen, beroepscodes en de binnen O3 geldende kwaliteitsafspraken.

9.3 Voor dyslexiezorg werkt O3 daarnaast overeenkomstig de voor haar toepasselijke kwaliteitseisen van het Nederlands Kwaliteitsinstituut Dyslexie (NKD).

Artikel 10 – Verantwoordelijkheden van cliënt en ouders/wettelijk vertegenwoordigers

10.1 Goede diagnostiek en behandeling vragen samenwerking. De cliënt en/of wettelijk vertegenwoordiger:

• verstrekt naar beste weten de informatie die redelijkerwijs noodzakelijk is voor verantwoorde zorg;
• geeft relevante wijzigingen in persoonsgegevens, gezag, gezondheid of omstandigheden tijdig door;
• werkt binnen redelijke grenzen mee aan afgesproken diagnostiek, behandeling en evaluatie;
• behandelt medewerkers en andere aanwezigen respectvol en houdt zich aan redelijke veiligheids- en huisregels;
• laat zo spoedig mogelijk weten wanneer een afspraak niet kan doorgaan.

10.2 Van een kind of jeugdige wordt alleen medewerking verwacht die past bij diens leeftijd, ontwikkeling en mogelijkheden.

Artikel 11 – Ouders, school en andere betrokkenen

11.1 O3 werkt waar passend systeemgericht. Ouders, school, verwijzers en andere betrokkenen kunnen bij diagnostiek of behandeling worden betrokken wanneer dit past bij de hulpvraag en juridisch is toegestaan.

11.2 Afspraken over betrokkenheid en gegevensuitwisseling worden met de cliënt en/of wettelijk vertegenwoordiger besproken en waar nodig vastgelegd.

11.3 Inhoudelijke cliëntinformatie wordt alleen verstrekt wanneer daarvoor geldige toestemming is verkregen of wanneer een wettelijke bepaling of andere toepasselijke uitzondering op het beroepsgeheim gegevensverstrekking toestaat.

Artikel 12 – Dossier, privacy en digitale hulpmiddelen

12.1 O3 houdt een cliëntdossier bij overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving en professionele standaarden.

12.2 De regels over inzage, afschrift, correctie, vernietiging, bewaartermijnen, gegevensdeling en overige verwerking van persoonsgegevens zijn nader uitgewerkt in de actuele privacyverklaring van O3.

12.3 O3 neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen en gebruikt voor privacygevoelige gegevens alleen daartoe goedgekeurde systemen en communicatiemiddelen.

12.4 O3 kan goedgekeurde digitale hulpmiddelen en kunstmatige intelligentie (AI) ondersteunend gebruiken. AI vervangt het professionele oordeel van de behandelaar of diagnosticus niet. Diagnostische conclusies, behandelbesluiten, risico-inschattingen en andere professionele oordelen worden door een bevoegde professional vastgesteld.

12.5 Bij de afname van tests maakt O3 audio-opnames. Deze opnames zijn noodzakelijk voor het nauwkeurig scoren van de testafname en worden daarnaast gebruikt voor interne kwaliteitsborging. Een testafname zonder audio-opname is niet mogelijk. De cliënt en/of wettelijk vertegenwoordiger wordt hierover vóór de start van het onderzoek geïnformeerd.

12.6 Audio-opnames worden beveiligd opgeslagen met door O3 goedgekeurde middelen en niet met derden gedeeld. Om de geheimhouding van testmateriaal te waarborgen, worden zij direct na gebruik verwijderd, uiterlijk bij vaststelling van het onderzoeksverslag. De opnames maken geen deel uit van het dossier.

12.7 Nadere informatie over privacy, gegevensbeveiliging en het gebruik van AI bij persoonsgegevens staat in de privacyverklaring op www.schoolpsychologie.nl/privacyverklaring/.

Artikel 13 – Afspraken en afzegging

13.1 Wanneer een afspraak niet kan doorgaan, wordt deze zo spoedig mogelijk en in beginsel uiterlijk 24 uur vóór de afspraak afgezegd via een door O3 geaccepteerd communicatiekanaal.

13.2 Voor gemeentelijk of anderszins door een opdrachtgever gefinancierde zorg wordt met gemiste afspraken omgegaan volgens de toepasselijke contract- en financieringsafspraken. Een No Show tarief kan daar onderdeel van zijn.

13.3 Voor particulier gefinancierde zorg kan bij niet verschijnen of te late afzegging een wegblijftarief in rekening worden gebracht, voor zover dit wettelijk is toegestaan en het tarief vooraf kenbaar is gemaakt. O3 kan hiervan afwijken wanneer bijzondere omstandigheden daartoe aanleiding geven.

Artikel 14 – Incidenten, calamiteiten en meldcode

14.1 O3 handelt bij incidenten, calamiteiten, geweld in de zorgrelatie en andere meldplichtige gebeurtenissen volgens het toepasselijke wettelijke kader en de interne meldprocedures.

14.2 Wanneer een incident merkbare gevolgen voor de cliënt heeft, wordt de cliënt en/of wettelijk vertegenwoordiger hierover geïnformeerd overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving en professionele standaarden.

14.3 Bij signalen van huiselijk geweld of kindermishandeling werkt O3 volgens de Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling en het voor de beroepsgroep toepasselijke afwegingskader.

Artikel 15 – Beëindiging, overdracht en vervolgzorg

15.1 De cliënt en/of wettelijk vertegenwoordiger kan de zorg- of dienstverlening beëindigen, behoudens beperkingen die uit de wet of een financieringskader voortvloeien. O3 bespreekt zo nodig de gevolgen van voortijdige beëindiging en legt de afronding vast.

15.2 O3 beëindigt of schort een lopende zorgrelatie alleen op wanneer daarvoor een gewichtige en professioneel verantwoorde reden bestaat, bijvoorbeeld wanneer de zorgvraag buiten de deskundigheid of scope van O3 komt te liggen, noodzakelijke financiering of toewijzing ontbreekt, de veiligheid onvoldoende kan worden gewaarborgd of voortzetting van de zorgrelatie redelijkerwijs niet langer verantwoord is.

15.3 O3 bespreekt een voorgenomen beëindiging zoveel mogelijk vooraf en houdt rekening met de continuïteit van noodzakelijke zorg.

15.4 Waar vervolgzorg nodig is, spannen O3 en betrokkenen zich in om een passende overdracht of afronding te organiseren.

Artikel 16 – Financiering en tarieven

16.1 Zorg die door een gemeente of andere opdrachtgever wordt gefinancierd, wordt uitgevoerd en gedeclareerd volgens de toepasselijke beschikking, overeenkomst en declaratieregels.

16.2 Wanneer diensten geheel of gedeeltelijk particulier worden bekostigd, informeert O3 vooraf over het toepasselijke tarief of verstrekt zij een offerte/opdrachtbevestiging.

16.3 Actuele particuliere tarieven en het eventuele wegblijftarief worden via de website bekendgemaakt of vooraf schriftelijk overeengekomen.

16.4 Bij maatwerk of gecombineerde vraagstellingen kan vooraf een afwijkend tarief worden afgesproken. Dit wordt vóór uitvoering van de betreffende werkzaamheden schriftelijk bevestigd.

Artikel 17 – Betaling bij particuliere zorg

17.1 Voor particulier gefinancierde diensten ontvangt de cliënt en/of opdrachtgever een factuur met een betalingstermijn van 14 dagen, tenzij vooraf schriftelijk een andere betalingstermijn is overeengekomen.

17.2 Reeds uitgevoerde particuliere werkzaamheden blijven bij voortijdige beëindiging verschuldigd, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen of dwingend recht anders bepaalt.

17.3 Bij te late betaling ontvangt een consument eerst een kosteloze betalingsherinnering en de wettelijke termijn om alsnog zonder incassokosten te betalen. Wanneer betaling daarna uitblijft, kunnen wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten in rekening worden gebracht overeenkomstig de toepasselijke wettelijke regeling.

17.4 Een klacht schort een betalingsverplichting niet automatisch op, tenzij O3 of een bevoegde instantie anders bepaalt.

Artikel 18 – Overmacht en continuïteit

18.1 Een partij is niet aansprakelijk voor een tekortkoming die volgens de wet of verkeersopvattingen niet aan haar kan worden toegerekend, bijvoorbeeld bij ernstige technische storingen, overheidsmaatregelen, natuurrampen of onvoorziene uitval waardoor uitvoering tijdelijk onmogelijk is.

18.2 O3 neemt voor zover redelijkerwijs mogelijk maatregelen om de gevolgen voor de cliënt en de continuïteit en veiligheid van de zorg te beperken.

18.3 Partijen overleggen waar nodig over uitstel, aanpassing of beëindiging van de dienstverlening.

Artikel 19 – Klachten en geschillen

19.1 O3 beschikt over een klachtenregeling. Welke klachtenroute van toepassing is, hangt mede af van het wettelijke kader waarbinnen de dienstverlening wordt geleverd.

19.2 Voor jeugdhulp gelden de klachtenregels uit de Jeugdwet. Voor zorg waarop de Wkkgz van toepassing is, gelden de klachten- en geschillenregels uit de Wkkgz.

19.3 De actuele klachtenregeling, inclusief de toepasselijke interne en externe klachtenroutes en contactgegevens, is beschikbaar via www.schoolpsychologie.nl/klachtenregeling/ en wordt op verzoek kosteloos verstrekt.

19.4 Partijen proberen een geschil eerst in overleg en, waar van toepassing, via de klachten- of geschillenregeling op te lossen.

Artikel 20 – Slotbepalingen en contact

20.1 Op deze voorwaarden en de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing, voor zover dwingend internationaal of Europees recht niet anders bepaalt.

20.2 Afwijkende individuele afspraken worden schriftelijk vastgelegd, tenzij de wet een andere vorm toestaat. Dwingendrechtelijke rechten van cliënten en consumenten blijven altijd van toepassing.

20.3 Indien een bepaling uit deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen vervangen de betreffende bepaling zo nodig door een geldige bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij doel en strekking van de oorspronkelijke bepaling.

20.4 Indien een gerechtelijke procedure noodzakelijk is, is de rechter bevoegd die volgens de wet bevoegd is. Wettelijke consumentenrechten worden niet beperkt.

Contactgegevens

O3 Schoolpsychologie B.V.

Europaplein 2

2408 GX Alphen aan den Rijn

KvK: 75258153

E-mail: [email protected]

Telefoon: 06-28118646

Website: www.schoolpsychologie.nl